Como trocar de contador? O passo a passo para migrar de forma tranquila

Uma pessoa física pode migrar de contabilidade quando quiser, isso é de conhecimento comum. Mas essa mesma regra vale para pessoas jurídicas? Como proceder quando o escritório contábil contratado para atender sua empresa não oferece aquilo que você necessita?

A resposta também é positiva quanto à possibilidade de uma empresa trocar de contador. Entretanto, não pense que é um processo simples. Na verdade, realizar essa alteração sem ter dor de cabeça é possível, contanto que você siga alguns passos essenciais para isso.

Tendo em vista a necessidade de contar com uma contabilidade de qualidade, conheça no decorrer deste texto como trocar de contador de forma tranquila quando os serviços oferecidos por ele não estão beneficiando seu negócio.

Qual o papel de uma contabilidade em sua empresa?

Os serviços contábeis são amplamente relevantes dentro de uma organização empresarial. Tal importância faz com que a contratação de uma contabilidade seja regra para quem possui uma empresa.

Justamente por sua relevância, quando esses serviços não são executados da maneira correta, prejudicando o desempenho da sua empresa, é que urge a necessidade de trocar de contador.

Mas, antes de mexer os pauzinhos, você sabe qual papel esse profissional deve cumprir dentro da sua empresa?

Antes de mais nada, avalie o que foi contratado por sua empresa. Muitos escritórios oferecem serviços exclusivos a planos ou pacotes específicos. Entretanto, determinadas funções são básicas e precisam ser cumpridas dentro do seu negócio.

Dentre essas atividades, podemos citar:

Orientação do cumprimento das leis e obrigações fiscais e contábeis;
Elaboração do planejamento tributário;
Recolhimento de impostos;
Cálculo do pagamento dos salários dos funcionários;
Emissão de folha de pagamento;
Gestão e controle financeiro.

Tais soluções tornam-se ainda mais importantes ao levarmos em conta a complexidade do sistema tributário brasileiro, considerado um dos mais burocráticos e onerosos do mundo.

Então, é necessário contar com o apoio de uma contabilidade com profissionais qualificados acerca das normas e exigências impostas pelo Fisco. Isso é crucial para que seu empreendimento não arque com punições, sanções e multas.

Essas consequências negativas podem impactar tão severamente seu negócio ao ponto de tirá-lo do caminho da prosperidade e aproximá-lo de prejuízos. E sabemos bem que déficits podem quebrar sua empresa.

E quando a contabilidade não cumpre seu papel?

Se a sua contabilidade não consegue cuidar das suas finanças de forma assertiva, nem pagar seus impostos na data certa, sem gerar multas, é hora de levar a sério a possibilidade de trocar de contador.

Existem muitos fatores a se considerar para ter certeza dessa decisão. Levantamos aqui algumas das perguntas que você precisa se fazer para concluir seguramente se o seu negócio demanda por uma migração de contabilidade. Veja a seguir:

O serviço prestado por seu contador segue os padrões necessários que o seu negócio acredita alcançar?
O contador cumpre com os prazos estabelecidos?
O contador está atualizado acerca das alterações promovidas na legislação?
Os sistemas e softwares utilizados são modernos e eficientes?
A comunicação entre empresa e contador está funcionando?
O atendimento prestado está sendo satisfatório?

Se a sua resposta for negativa para várias dessas perguntas, é um sinal de que os serviços contábeis que você está recebendo não são de qualidade, tampouco suficientes para suprir suas demandas.

Dessa forma, considere trocar de contador. Sabemos que pode haver um vínculo antigo entre vocês. Várias contabilidades acompanham certas empresas desde sua abertura, se mantendo ao lado de um cliente durante diversas fases da sua carreira.

Apesar de ser embaraçoso encerrar essa relação, pense no bem da sua empresa, dos seus colaboradores e de todos que são contemplados pelas soluções que seu negócio oferece.

Portanto, considere migrar de contabilidade quando for necessário. Isso pode ser crucial para o desenvolvimento pleno da sua empresa, e para que ela possa colher resultados positivos.

Sendo assim, não faça vista grossa em relação a falhas técnicas, inconsistências, falta de proatividade, descumprimento de prazos e tudo aquilo que impede sua empresa de crescer de forma saudável.

Passo a passo para trocar de contador de forma tranquila

1. Tenha o apoio de uma contabilidade nesse processo de troca

Como já falamos, trocar de contador pode ser um processo inconveniente, principalmente quando há um vínculo duradouro. Para que essa alteração seja feita de forma mais tranquila, conte com o apoio de um novo serviço.

Ou seja, antes mesmo de encerrar a parceria, procure por uma contabilidade que te ajude a facilitar essa transição.

Faça isso com bastante antecedência, por meio de uma pesquisa minuciosa. Assim que tiver encontrado sua nova parceira, registre em um pré-contrato tudo aquilo que você almeja nessa relação em prol do desenvolvimento da sua empresa.

2. Busque pendências em documentos e pagamentos

A importância de ter o apoio de uma contabilidade já se dá ao procurar e corrigir todas pendências burocráticas que possam ter sido ignoradas pelo seu contador atual nos últimos cinco anos.

Solicite um relatório de débitos com órgãos municipais, estaduais e federais, e quando tiver obtido tudo isso, quite quaisquer pendências que encontrar, para que não causem um estrago maior.

Ao fim, oficialize a ausência de dívidas e pendências para que sua empresa esteja protegida judicialmente.

3. Formalize o cancelamento

Após esse passo, formalize o cancelamento por e-mail ou carta registrada. Permita que a sua nova contabilidade entre em contato para que seja feita a troca de documentações. Não se esqueça de recolher logins e senhas. Caso haja cláusula com multa rescisória, tente negociar uma isenção.

Se possível, dê um feedback final à sua antiga contabilidade com o intuito de que eles possam melhorar seus processos internos e o atendimento aos demais clientes.

4. Acerte os últimos detalhes com sua nova contabilidade

Por fim, firme um novo contrato com seu novo contador, destacando novamente aquilo que você almeja que ele cumpra.

Envie as documentações, logins e senhas. Lembre-se de trocar todas suas senhas de acesso ao migrar de contabilidade, por uma questão de segurança!

Conheça a Visamais Contabilidade

Apesar de ser um processo incômodo, trocar de contador pode ser um divisor de águas para o seu negócio. E quando a sua nova contabilidade consegue melhorar seus desempenhos, isso muda para melhor o patamar de sua empresa.

Para que você colha benefícios ao migrar de contabilidade, conte com o apoio dos profissionais da Visamais!

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Continue a leitura: Entenda a importância do planejamento estratégico no processo de abertura de um negócio.